Tietosuojaseloste

Tietoa tästä tietosuojaselosteesta

Penselgrossisten kunnioittaa yksityisyyttäsi. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten keräämme, käytämme, luovutamme ja säilytämme henkilötietoja, kun otat meihin yhteyttä, haet asiakastiliä, teet tilauksen tai vierailet verkkosivustollamme.

Myymme maalaustyökaluja ja niihin liittyviä tuotteita yrityksille ja ammattilaisille. Myös yritysten välisessä asiakassuhteessa voimme käsitellä henkilötietoja, kuten asiakkaidemme yhteyshenkilöiden nimiä, työsähköpostiosoitteita ja puhelinnumeroita.

Tämä tietosuojaseloste koskee penselgrossisten.fi-verkkosivustoa sekä henkilötietojen käsittelyä asiakassuhteiden, tilausten, toimitusten, markkinoinnin ja muun liiketoimintaan liittyvän viestinnän yhteydessä.

Tietoa evästeistä ja vastaavista tekniikoista annamme erillisessä evästekäytännössämme.

Kuka vastaa henkilötietojesi käsittelystä?

Tässä tietosuojaselosteessa kuvatusta henkilötietojen käsittelystä vastaa ruotsalainen yritys Penselgrossisten D Hallström AB.

Voit ottaa meihin yhteyttä yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen, jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä tai haluat käyttää tietosuojaoikeuksiasi.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemämme tiedot riippuvat siitä, millainen suhde sinulla on meihin ja miten käytät palveluitamme.

Asiakashakemukset ja asiakastilit

Kun haet asiakastiliä tai toimit asiakkaamme yhteyshenkilönä, voimme käsitellä seuraavia tietoja:

• Nimi ja yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
• Yrityksen nimi ja yritystunnus.
• Henkilötunnus, jos se on tarpeen yksityisen elinkeinonharjoittajan tietojen käsittelyssä.
• Laskutusosoite, toimitusosoite ja laskutussähköpostiosoite.
• Asiakastiliä ja asemaasi yrityksen edustajana koskevat tiedot.
• Asiakasyrityksen sovitut hinnat ja hinnasto.

Tilaukset ja maksut

Kun sinä tai edustamasi yritys tekee tilauksen, voimme käsitellä:

• Tilauksia, tilaushistoriaa ja laskuja koskevia tietoja.
• Tilaajan ja toimituksen vastaanottajan yhteystietoja.
• Toimitusosoitteita ja muita kuljetuksen varaamiseen tarvittavia tietoja.
• Maksujen tilaa, maksumuistutuksia ja mahdollisia perintäasioita koskevia tietoja.
• Reklamaatioita, palautuksia ja muita tilauksiin liittyviä asiakaspalveluasioita.

Yhteydenotot ja asiakaspalvelu

Kun otat meihin yhteyttä sähköpostitse, puhelimitse tai yhteydenottolomakkeella, käsittelemme antamiasi yhteystietoja sekä viestinvaihtoa, joka on tarpeen asiasi käsittelemiseksi ja seuraamiseksi.

Markkinointi

Yrityksille suunnatussa markkinoinnissa voimme käsitellä yritysten ja niiden edustajien sähköpostiosoitteita. Käsittelemme myös markkinoinnin vastaanottamisesta kieltäytymistä ja markkinointikieltoja koskevia tietoja.

Verkkosivuston käyttö

Kun olet kirjautunut asiakastilillesi, voimme käsitellä tietoja aiemmista tilauksistasi, itse tallentamistasi suosikkituotteista ja tarkastelemistasi tuotteista.

Verkkosivuston toiminta voi edellyttää evästeiden ja vastaavien teknisten tietojen käsittelyä. Kerromme näistä tarkemmin erillisessä evästekäytännössämme.

Mistä saamme henkilötietoja?

Saamme henkilötietoja ensisijaisesti sinulta itseltäsi tai edustamaltasi yritykseltä esimerkiksi silloin, kun haet asiakastiliä, teet tilauksen tai otat meihin yhteyttä.

Voimme saada tietojasi myös toiselta yrityksesi edustajalta, esimerkiksi silloin, kun kollegasi ilmoittaa sinut yhteyshenkilöksi, tilaajaksi tai toimituksen vastaanottajaksi.

Uusien yritysasiakkaiden löytämiseksi voimme kerätä yritystoimintaan liittyviä yhteystietoja julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten yritysten omilta verkkosivuilta.

Yhteystiedon julkisuus ei tarkoita, että sitä saisi käyttää mihin tahansa tarkoitukseen. Kun saamme sinua koskevia henkilötietoja muualta kuin sinulta itseltäsi, annamme tietoa käsittelystä sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Mihin käytämme henkilötietoja?

Asiakashakemukset ja asiakastilit

Käsittelemme henkilötietoja asiakashakemusten vastaanottamiseksi ja käsittelemiseksi, asiakastilien luomiseksi ja ylläpitämiseksi sekä sen mahdollistamiseksi, että asiakkaat voivat nähdä omat hintansa, tehdä tilauksia ja tarkastella tilaushistoriaansa.

Tilaukset, toimitukset ja maksut

Käytämme henkilötietoja tilausten hallinnointiin, kuljetusten varaamiseen, toimitusten toteuttamiseen, asiakasviestintään, laskutukseen ja maksujen käsittelyyn sekä reklamaatioiden ja palautusten hoitamiseen.

Voimme myös säilyttää tarpeellista tilaushistoriaa ja tietoa sovituista hinnoista, jotta voimme hoitaa jatkuvaa tai myöhemmin uudelleen alkavaa asiakassuhdetta.

Asiakaspalvelu ja liiketoimintaan liittyvä viestintä

Käsittelemme yhteystietoja ja viestinvaihtoa vastataksemme kysymyksiin, antaaksemme tuoteneuvontaa, käsitelläksemme tarjouspyyntöjä ja seurataksemme asiakaspalveluasioita sekä muita liiketoimintaan liittyviä yhteydenottoja.

Tuotetiedotus ja markkinointi

Voimme käyttää yritystoimintaan liittyviä yhteystietoja kertoaksemme valikoimastamme, uusista tuotteista, kampanjoista ja tarjouksista, jotka ovat merkityksellisiä kohderyhmämme ammatillisen toiminnan kannalta.

Markkinointia voidaan toteuttaa sähköpostitse sekä toisinaan lähettämällä tuoteluetteloita tai muuta painettua materiaalia.

Kun markkinointi sisältää henkilötietojen käsittelyä, käsittely voi perustua oikeutettuun etuumme markkinoida tuotteitamme, kun rekisteröidyn edut ja oikeudet on otettu huomioon.

Noudatamme sähköiseen suoramarkkinointiin sovellettavia sääntöjä. Organisaation yleiseen sähköpostiosoitteeseen suunnattu markkinointi ja yksittäiselle henkilölle osoitettu markkinointi voivat kuulua eri sääntöjen piiriin. Kun ennakkosuostumus on tarpeen, lähetämme markkinointia vain, jos meillä on siihen pätevä suostumus tai sovellettava laissa säädetty poikkeus.

Voit milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käyttöä suoramarkkinointiin. Markkinointisähköposteissamme on mahdollisuus kieltäytyä uusista lähetyksistä.

Jos kieltäydyt markkinoinnista, lopetamme markkinoinnin kyseiseen osoitteeseen. Voimme säilyttää osoitteen rajatussa estolistassa, jotta sitä ei vahingossa lisätä lähetyslistalle uudelleen.

Kirjanpito ja lakisääteiset velvoitteet

Käsittelemme ja säilytämme tietoja, kun se on tarpeen sovellettavan lainsäädännön, esimerkiksi kirjanpitosäännösten, mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Tietoturva ja oikeudelliset vaatimukset

Voimme käsitellä tarpeellisia tietoja asiakastilien ja liiketoimintamme suojaamiseksi, mahdollisten väärinkäytösten selvittämiseksi sekä oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja?

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin tai niin kauan kuin laki velvoittaa meitä säilyttämään ne. Säilytysaika riippuu tiedon tyypistä ja sen käsittelyn tarkoituksesta.

Asiakastilit, joilla on aiempia tilauksia

Säilytämme asiakastileihin liittyviä tarpeellisia tietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan asiakassuhteen hoitamiseen. Asiakas voi palata tilaamaan tuotteita usean vuoden tauon jälkeen ja tarvita aiempaa hinnastoaan ja tilaushistoriaansa.

Asiakastilit, joilla asiakas ei ole tehnyt tilauksia kahdeksaan vuoteen, suljetaan pääsääntöisesti. Henkilötiedot, joita ei enää tarvita, poistetaan tai anonymisoidaan. Tietoja voidaan poistaa myös aikaisemmin, jos niitä ei enää tarvita niiden käsittelyn tarkoitukseen.

Tiedot, joiden säilyttämiseen on erillinen peruste, esimerkiksi kirjanpitoa tai vireillä olevaa oikeudellista vaatimusta varten, voidaan säilyttää myös asiakastilin sulkemisen jälkeen.

Asiakashakemukset, jotka eivät johda tilaukseen

Jos asiakashakemus ei johda yhteenkään tilaukseen, poistamme pääsääntöisesti asiakastilin ja siihen liittyvät henkilötiedot viimeistään kahden vuoden kuluttua hakemuksen jättämisestä.

Jos asiakkaan kanssa käydään edelleen konkreettisia liiketoimintaan liittyviä neuvotteluja, niihin tarvittavia tietoja voidaan käsitellä niin kauan kuin käsittelylle on voimassa oleva peruste.

Yhteyshenkilöt

Käytämme ajantasaisia yhteystietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan asiakassuhteen hoitamisessa. Kun saamme tietää, ettei henkilö enää työskentele asiakkaamme yhteyshenkilönä tai edusta kyseistä yritystä, päivitämme yhteystiedot.

Entisen yhteyshenkilön tietoja voi kuitenkin olla vanhoissa tilausasiakirjoissa, laskuissa tai liiketoimintaan liittyvässä kirjeenvaihdossa, jos näiden asiakirjojen säilyttämiseen on erillinen lainmukainen peruste.

Tilaushistoria, laskut ja kirjanpito

Säilytämme tilaus- ja laskutietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan kirjanpitoa, asiakassuhdetta, reklamaatioita, maksujen käsittelyä tai muita dokumentoituja tarkoituksia varten.

Koska rekisterinpitäjä on ruotsalainen yritys, säilytämme sen kirjanpitoaineiston Ruotsin sovellettavan kirjanpitolainsäädännön mukaisesti. Kirjanpitoaineisto säilytetään sen kalenterivuoden päättymisestä laskettavan seitsemännen vuoden loppuun asti, jona tilikausi päättyi.

Tietoja voidaan säilyttää pidempään, jos se on tarpeen vireillä olevan oikeudellisen vaatimuksen vuoksi ja säilyttämiselle on lainmukainen peruste.

Sähköpostit ja asiakaspalvelu

Säilytämme liiketoimintaan liittyvää kirjeenvaihtoa niin kauan kuin sitä tarvitaan asiakassuhteen tai kyseisen asian hoitamiseen ja dokumentointiin.

Tällaista kirjeenvaihtoa säilytetään yleensä enintään viisi vuotta asian päättymisestä. Viestit, joita ei enää tarvita, poistetaan tätä aikaisemmin.

Kirjeenvaihtoa, joka kuuluu kirjanpitoaineistoon tai jota tarvitaan konkreettisen, vireillä olevan oikeudellisen vaatimuksen käsittelyyn, voidaan säilyttää pidempään, jos siihen on lainmukainen peruste.

Markkinointi

Säilytämme markkinoinnissa käytettäviä yhteystietoja niin kauan kuin niiden käsittely on sallittua ja tietoja tarvitaan kyseiseen tarkoitukseen.

Jos vastustat henkilötietojesi käyttöä suoramarkkinointiin, lopetamme niiden käsittelyn kyseiseen tarkoitukseen. Voimme säilyttää rajatun tiedon markkinointikiellosta, jotta sinulle ei vahingossa lähetetä markkinointia uudelleen.

Evästeet

Evästeiden ja vastaavien verkkotekniikoiden säilytysajoista kerromme erillisessä evästekäytännössämme.

Kenelle luovutamme henkilötietoja?

Luovutamme henkilötietoja muille yrityksille ja organisaatioille, kun se on tarpeen liiketoimintamme hoitamiseksi, tilausten toteuttamiseksi, palveluidemme tarjoamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Verkkosivusto ja asiakastilit

Wikinggruppen tarjoaa verkkosivustomme sekä muun muassa asiakastileihin ja tilauksiin liittyvät toiminnot.

Toiminnanohjaus ja laskutus

Fortnox on käytössämme asiakastietojen, tilausten, laskutuksen ja maksuihin liittyvien asioiden hallinnointiin.

Yksittäisissä tapauksissa tietoja voidaan käsitellä myös laskusaatavien siirron, maksuvaatimusten tai perinnän yhteydessä.

Sähköposti

One.com tarjoaa sähköpostipalvelumme ja käsittelee tietoja tämän palvelun yhteydessä.

Kuljetukset ja toimitukset

DHL ja mahdolliset muut kuljetusliikkeet saavat toimituksen toteuttamiseen tarvittavat tiedot, kuten vastaanottajan nimen, toimitusosoitteen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen.

Markkinointi

Campaign Monitor on käytössämme sähköpostimarkkinointiin ja markkinointiviesteistä kieltäytymisten hallinnointiin.

Muut vastaanottajat

Voimme luovuttaa tarpeellisia tietoja viranomaisille, kun laki velvoittaa meitä tekemään niin.

Osa vastaanottajista käsittelee henkilötietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Muut vastaanottajat voivat toimia itsenäisinä rekisterinpitäjinä oman henkilötietojen käsittelynsä osalta.

Käsitelläänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolella?

Käytämme ulkopuolisia palveluntarjoajia muun muassa verkkosivuston, sähköpostin, toiminnanohjauksen ja markkinoinnin toteuttamiseen.

Palveluntarjoajasta ja käytettävästä palvelusta riippuen henkilötietoja voidaan käsitellä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolella tai ne voivat olla siellä sijaitsevien vastaanottajien saatavilla.

Jos henkilötietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, siirrolle on oltava sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukainen peruste. Se voi olla esimerkiksi Euroopan komission päätös riittävästä tietosuojan tasosta tai asianmukaiset suojatoimet, kuten Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet.

Voit pyytää lisätietoa toimintaamme liittyvistä henkilötietojen siirroista ja käytetyistä suojatoimista ottamalla yhteyttä osoitteeseen info@penselgrossisten.se .

Miten suojaamme henkilötietoja?

Käytämme teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta pääsyltä, katoamiselta, asiattomalta muuttamiselta ja muulta luvattomalta käsittelyltä.

Asiakastietoja käsittelevät työntekijät, jotka tarvitsevat tietoja asiakassuhteiden, tilausten, toimitusten, laskutuksen ja muiden työtehtäviensä hoitamiseen.

Pyrimme pitämään yhteystiedot ajan tasalla ja poistamaan henkilötiedot, joita ei enää tarvita.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Kun käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja, sinulla on tietosuojalainsäädännön mukaisia oikeuksia. Se, mitkä oikeudet soveltuvat yksittäiseen tilanteeseen, riippuu muun muassa tietojen käsittelyn tarkoituksesta ja oikeusperusteesta.

Oikeus saada tietoa ja pääsy henkilötietoihin

Voit pyytää tietoa siitä, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme, sekä saada niistä jäljennöksen.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Voit pyytää, että virheelliset henkilötietosi korjataan tai puutteellisia tietoja täydennetään.

Oikeus tietojen poistamiseen

Voit tietyissä tilanteissa pyytää henkilötietojesi poistamista.

Saatamme kuitenkin joutua säilyttämään joitakin tietoja esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi tai oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Voit tietyissä tilanteissa pyytää, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuumme. Arvioimme tällöin, onko käsittelyn jatkamiselle lainmukainen peruste.

Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käyttöä suoramarkkinointiin. Jos vastustat sitä, lopetamme henkilötietojesi käsittelyn tätä tarkoitusta varten.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Näin voit käyttää oikeuksiasi

Jos haluat käyttää jotakin oikeuksistasi, ota yhteyttä osoitteeseen info@penselgrossisten.se .

Saatamme joutua varmistamaan henkilöllisyytesi ennen tietojen luovuttamista tai pyytämäsi toimenpiteen toteuttamista.

Käsittelemme pyyntösi ilman aiheetonta viivytystä ja vastaamme siihen yleensä kuukauden kuluessa.

Jos pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä on paljon, vastausaikaa voidaan tietyin edellytyksin pidentää. Ilmoitamme sinulle mahdollisesta pidennyksestä ja sen syistä.

Valituksen tekeminen valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää tai huomautettavaa siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi, voit ottaa meihin yhteyttä.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään tietosuojasäännösten vastaisesti.

Suomessa voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutetun toimistoon. Lisätietoja saat osoitteesta tietosuoja.fi.

Koska rekisterinpitäjä on sijoittautunut Ruotsiin, voit ottaa yhteyttä myös Ruotsin tietosuojaviranomaiseen Integritetsskyddsmyndigheteniin (IMY). Lisätietoja saat osoitteesta imy.se.

Voit tehdä valituksen myös sen EU-maan toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, jossa asut tai työskentelet tai jossa katsot rikkomuksen tapahtuneen.

Tietosuojaselosteen muutokset

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos liiketoimintamme, palvelumme tai henkilötietojen käsittely muuttuu.

Ajantasainen versio on saatavilla verkkosivustollamme. Ilmoitamme merkittävistä muutoksista asianomaisille henkilöille silloin, kun sovellettava tietosuojalainsäädäntö sitä edellyttää.